Fiche pratique

Syndic de copropriété

Vérifié le 01 janvier 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Chaque copropriété doit avoir un syndic pour l'administrer et gérer ses finances. Le syndic peut être un professionnel ou un non professionnel choisi parmi les copropriétaires. La durée maximale du mandat du syndic est de 3 ans (ou 1 an dans certains cas). Cette durée est renouvelable. Il est possible de mettre fin au mandat en cours du syndic.

Le syndic professionnel est une personne qui exerce en son nom propre ou au sein d'une société. Il doit remplir les conditions suivantes pour pouvoir exercer sa mission :

  • Justifier d'une garantie financi√®re suffisante destin√©e √† assurer √† la copropri√©t√© le remboursement de ses fonds en cas de faillite
  • Justifier d'une assurance responsabilit√© civile professionnelle
  • Poss√©der une carte professionnelle portant la mention syndic de copropri√©t√© d√©livr√©e par la chambre de commerce et d'industrie (CCI)

Le syndic est le représentant légal du syndicat de copropriétaires.

À ce titre, il gère les finances et l'administration de la copropriété. Pour cela, il doit veiller au maintien en bon état d'usage et de jouissance de toutes les parties communes de l'immeuble et de ses équipements.

Gestion financière

Le syndic doit réaliser le budget prévisionnel de la copropriété, les comptes du syndicat et leurs annexes, et les soumettre au vote des copropriétaires.

Il doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat.

Toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat de copropriétaires doivent être versées sur ce compte.

La notion de compte séparé implique que le titulaire du compte soit le syndicat de copropriétaires. La personne apparaissant sur les relevés bancaires comme titulaire du compte doit donc être le syndicat de copropriétaires et non le syndic.

  √Ä savoir

le fait que l'intitulé du compte mentionne le nom du syndic ou ne mentionne pas le nom du syndicat fait supposer qu'il ne s'agit pas d'un compte séparé.

Gestion administrative

Le syndic doit remplir les missions suivantes :

  • R√©aliser et mettre √† jour la fiche synth√©tique de la copropri√©t√©
  • R√©aliser et mettre √† jour de la liste de tous les copropri√©taires avec indication de leur lot, √©tat civil, domicile et, s'ils ont donn√© leur accord, leur adresse √©lectronique
  • Faire ex√©cuter le r√®glement de copropri√©t√© et les d√©cisions de l'assembl√©e g√©n√©rale (AG)
  • Administrer l'immeuble, assurer sa conservation, son entretien et, en cas d'urgence, faire ex√©cuter les travaux n√©cessaires
  • Repr√©senter le syndicat de copropri√©taires en justice
  • √Čtablir et mettre √† jour le carnet d'entretien de l'immeuble
  • Informer les occupants de l'immeuble (propri√©taires et locataires) des d√©cisions prises en AG
  • G√©rer les archives du syndicat de copropri√©taires

Il doit par ailleurs obligatoirement organiser un vote en AG concernant les décisions suivantes :

  • Souscription d'un contrat d'assurance responsabilit√© civile du syndicat (en cas de refus, le syndic peut souscrire cette assurance pour le compte du syndicat)
  • D√©l√©gation √† une entreprise sp√©cialis√©e de la gestion des archives du syndicat des copropri√©taires
  • Signature des contrats avec toute entreprise ou prestataire qui lui est li√©e

Mise en place d'un accès en ligne aux documents de la copropriété

Le syndic doit proposer un accès en ligne aux documents qui concernent la gestion de l'immeuble ou des lots de copropriétés gérés.

L'accès en ligne doit être sécurisé. Il doit être accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d'un code personnel.

Les documents mis à disposition doivent être téléchargeables et imprimables.

Cet accès doit être différencié selon la nature des documents mis à disposition.

  • Le syndic doit au minimum mettre √† disposition les documents suivants¬†:

    • Liste de tous les copropri√©taires
    • Balances g√©n√©rales des comptes du syndicat des copropri√©taires et relev√© g√©n√©ral des charges et produits de l'exercice √©chu
    • Relev√©s p√©riodiques des comptes bancaires s√©par√©s ouverts au nom du syndicat des copropri√©taires
    • Assignations en justice d√©livr√©es au nom du syndicat des copropri√©taires concernant les proc√©dures judiciaires en cours et d√©cisions de justice dont les d√©lais de recours n'ont pas expir√©
    • Carte professionnelle du syndic, attestation d'assurance responsabilit√© civile professionnelle et attestation de garantie financi√®re en cours de validit√©

      √Ä savoir

    si le syndic ne transmet pas les documents au del√† d'un mois au conseil syndical qui en fait la demande, 15¬†‚ā¨ par jour de retard sont retenus sur sa r√©mun√©ration forfaitaire annuelle. Ces p√©nalit√©s sont d√©duites de sa r√©mun√©ration lors de l'arr√™t√© des comptes √† soumettre √† l'AG.

  • Le syndic doit au minimum mettre √† disposition les documents suivants¬†:

    • R√®glement de copropri√©t√©, √©tat descriptif de division et actes les modifiant s'ils ont √©t√© publi√©s
    • Derni√®re fiche synth√©tique de la copropri√©t√©
    • Carnet d'entretien de l'immeuble
    • Diagnostics techniques concernant les parties communes de l'immeuble en cours de validit√©
    • Contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropri√©taires en cours de validit√©
    • Ensemble des contrats et march√©s en cours sign√©s par le syndic au nom du syndicat de copropri√©taires
    • Contrats d'entretien et de maintenance des √©quipements communs en cours
    • Proc√®s-verbaux des 3 derni√®res assembl√©es g√©n√©rales annuelles ayant √©t√© appel√©es √† conna√ģtre des comptes et les devis de travaux approuv√©s lors de ces assembl√©es
    • Contrat du syndic en cours

      √Ä savoir

    si le syndic ne transmet pas les documents au del√† d'un mois au copropri√©taire qui en fait la demande, 15¬†‚ā¨ par jour de retard sont retenus sur sa r√©mun√©ration forfaitaire annuelle. Ces p√©nalit√©s sont d√©duites de sa r√©mun√©ration lors de l'arr√™t√© des comptes √† soumettre √† l'AG.

  • Le syndic doit au minimum mettre √† disposition les documents suivants¬†:

    • Compte individuel du copropri√©taire apr√®s approbation des comptes du syndicat par l'AG annuelle
    • Montant des charges courantes du budget pr√©visionnel et charges hors budget pr√©visionnel des 2 derniers exercices comptables clos pay√©es par le copropri√©taire
    • Montant de la part du fonds de travaux rattach√©e au lot du copropri√©taire apr√®s approbation des comptes du syndicat par l'AG annuelle
    • Avis d'appel de fonds adress√©s au copropri√©taire sur les 3 derni√®res ann√©es

La désignation du syndic est différente selon que la copropriété existe déjà ou qu'elle est nouvellement créée.

  • Le syndic retenu doit √™tre d√©sign√© par l'AG au cours d'un vote des copropri√©taires √† la majorit√© absolue.

    Une mise en concurrence préalable de plusieurs projets de contrat de syndic doit être réalisée par le conseil syndical. La mise en concurrence n'est pas obligatoire si la copropriété n'a pas de conseil syndical ou si les copropriétaires s'y sont opposés l'année précédente par un vote à la majorité absolue.

      √Ä savoir

    les projets de contrat doivent être accompagnés d'une fiche d'information sur le prix et les prestations proposés par les syndics.

    Tout copropriétaire peut par ailleurs demander au syndic d'inscrire à l'ordre du jour de l'AG l'examen d'autres projets de contrat de syndic qu'il lui communique à cet effet.

    Les projets sont présentés aux copropriétaires avant qu'ils procèdent au vote du syndic.

    Si aucun syndic n'a été désigné par l'AG convoquée à cet effet, le tribunal doit être saisi pour qu'il nomme un syndic. Cela peut être le cas si le mandat du syndic en exercice est arrivé à expiration avant sa mise en concurrence.

    La saisine du tribunal doit être faite par l'une des personnes suivantes :

    • Un ou plusieurs copropri√©taires
    • Maire de la commune ou pr√©sident de l'√©tablissement public de coop√©ration intercommunale (EPCI) comp√©tent en mati√®re d'habitat
  • Un syndic provisoire doit √™tre d√©sign√© par le r√®glement de copropri√©t√© r√©dig√© par le promoteur ou par tout autre accord entre le promoteur et les copropri√©taires.

    Ce syndic provisoire a pour mission de réunir la 1re AG qui désignera le syndic. Il pourra être maintenu dans ses fonctions par décision de l'AG, après mise en concurrence préalable de plusieurs contrats de syndic effectuée par le conseil syndical, s'il en existe un ou par les copropriétaires.

      √Ä savoir

    les projets de contrat doivent être accompagnés d'une fiche d'information sur le prix et les prestations proposés par les syndics.

    Le syndic retenu doit être désigné par un vote des copropriétaires à la majorité absolue.

Le mandat donné au syndic pour gérer l'administration et les finances de la copropriété prend la forme d'un contrat-type dont le contenu est réglementé.

Le contrat-type du syndic fixe les éléments suivants :

  • Dur√©e du mandat (avec date de d√©but et fin)
  • Conditions de la r√©mun√©ration
  • Conditions d'ex√©cution de la mission

La durée du mandat du syndic doit être obligatoirement prévue par un vote en AG.

Si le syndic ou toute personne avec laquelle il vit en couple ou il est lié (employés...) a participé à la construction de l'immeuble en tant que promoteur ou architecte, la durée du mandat est de 1 an maximum. En dehors de ce cas, la durée du mandat est de 3 ans maximum.

La durée du mandat (3 ans ou 1 an) est renouvelable. Ce renouvellement doit être voté en AG à la majorité absolue.

La copropriété peut décider de ne pas renouveler le contrat du syndic. La copropriété doit alors porter à l'ordre du jour d'une AG tenue dans les 3 mois précédant la fin du contrat les questions de désignation d'un nouveau syndic et la fixation d'une date anticipée de fin de contrat.

Lorsque l'initiative vient du syndic, il doit informer le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat au plus tard 3 mois avant la tenue de cette AG.

L'AG d√©signe un nouveau syndic et fixe les dates de fin du contrat en cours et de d√©but du nouveau contrat, qui doivent intervenir au plus t√īt 1 jour franc apr√®s la tenue de cette assembl√©e.

Dans certains cas, il est possible de mettre fin au mandat en cours du syndic.

Le syndic non professionnel est choisi parmi les copropriétaires.

Il doit être copropriétaire d'un ou plusieurs lots ou fractions de lots dans la copropriété qu'il est amené à gérer.

Il n'est pas tenu d'avoir une carte professionnelle, ni de présenter une garantie financière ou une assurance de responsabilité civile.

Il lui est toutefois recommandé de souscrire cette assurance, car sa responsabilité peut être engagée au même titre que celle d'un professionnel.

  √Ä savoir

si le copropriétaire perd sa qualité de copropriétaire, son mandat n'est plus valable à l'expiration d'un délai de 3 mois suivant l'événement. Durant ce délai, le syndic doit convoquer une AG et inscrire à l'ordre du jour la question de la désignation d'un nouveau syndic.

Le syndic est le représentant légal du syndicat de copropriétaires.

À ce titre, il gère les finances et l'administration de la copropriété. Pour cela, il doit veiller au maintien en bon état d'usage et de jouissance de toutes les parties communes de l'immeuble et de ses équipements.

Gestion financière

Le syndic doit réaliser le budget prévisionnel de la copropriété, les comptes du syndicat et leurs annexes, et les soumettre au vote des copropriétaires.

Il doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat.

Toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat de copropriétaires doivent être versées sur ce compte.

La notion de compte séparé implique que le titulaire du compte soit le syndicat de copropriétaires. La personne apparaissant sur les relevés bancaires comme titulaire du compte doit donc être le syndicat de copropriétaires et non le syndic.

  √Ä savoir

le fait que l'intitulé du compte mentionne le nom du syndic ou ne mentionne pas le nom du syndicat fait supposer qu'il ne s'agit pas d'un compte séparé.

Gestion administrative

Le syndic doit remplir les missions suivantes :

  • R√©aliser et mettre √† jour la fiche synth√©tique de la copropri√©t√©
  • R√©aliser et mettre √† jour de la liste de tous les copropri√©taires avec indication de leur lot, √©tat civil, domicile et, s'ils ont donn√© leur accord, leur adresse √©lectronique
  • Faire ex√©cuter le r√®glement de copropri√©t√© et les d√©cisions de l'assembl√©e g√©n√©rale (AG)
  • Administrer l'immeuble, assurer sa conservation, son entretien et, en cas d'urgence, faire ex√©cuter les travaux n√©cessaires
  • Repr√©senter le syndicat de copropri√©taires en justice
  • √Čtablir et mettre √† jour le carnet d'entretien de l'immeuble
  • Informer les occupants de l'immeuble (propri√©taires et locataires) des d√©cisions prises en AG
  • G√©rer les archives du syndicat de copropri√©taires

Il doit par ailleurs obligatoirement organiser un vote en AG concernant les décisions suivantes :

  • Souscription d'un contrat d'assurance responsabilit√© civile du syndicat (en cas de refus, le syndic peut souscrire cette assurance pour le compte du syndicat)
  • D√©l√©gation √† une entreprise sp√©cialis√©e de la gestion des archives du syndicat des copropri√©taires
  • Signature des contrats avec toute entreprise ou prestataire qui lui est li√©e

Le futur syndic doit présenter sa candidature à l'AG. Sa désignation doit être votée à majorité absolue des copropriétaires.

Le mandat donné au syndic pour gérer l'administration et les finances de la copropriété prend la forme d'un contrat-type dont le contenu est réglementé.

Le contrat-type du syndic fixe les éléments suivants :

  • Dur√©e du mandat (avec date de d√©but et fin)
  • Conditions d'ex√©cution de la mission

Si le syndic ou toute personne avec laquelle il vit en couple a participé à la construction de l'immeuble en tant que promoteur ou architecte, la durée du mandat est de 1 an maximum. En dehors de ce cas, la durée du mandat est de 3 ans maximum.

La durée du mandat (3 ans ou 1 an) est renouvelable. Ce renouvellement doit être voté en AG à la majorité absolue.

La copropriété peut décider de ne pas renouveler le contrat du syndic. La copropriété doit alors porter à l'ordre du jour d'une AG tenue dans les 3 mois précédant la fin du contrat les questions de désignation d'un nouveau syndic et la fixation d'une date anticipée de fin de contrat.

Lorsque l'initiative vient du syndic, il doit informer le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat au plus tard 3 mois avant la tenue de cette AG.

L'AG d√©signe un nouveau syndic et fixe les dates de fin du contrat en cours et de d√©but du nouveau contrat, qui doivent intervenir au plus t√īt 1 jour franc apr√®s la tenue de cette assembl√©e.

Dans certains cas, il est possible de mettre fin au mandat en cours du syndic.

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